Communauté de communes de l'Autunois - Bourgogne - France - première publication 2009

Dématérialiser pour mieux travailler ensemble

Outil de collaboration communautaire, l’intranet offre des économies et un réseau interne de communication efficace.

Jean-Baptiste Pierre,
maire de Sommant, vice-président de la communauté de communes de l’Autunois

« L’intranet et la stratégie de dématérialisation de notre EPCI rendent le travail entre les élus, personnels et contacts externes d’une incroyable efficacité et simplicité, générant confort et gains de productivité. »

Dématérialiser pour mieux travailler ensemble - gestion interne de la collectivité

initiative

La communauté de communes a déployé un intranet/extranet destiné aux agents de la collectivité, aux élus du conseil communautaire et à toutes les communes membres. Véritable outil de travail collaboratif, l’intranet offre un espace d’actualité, une messagerie, une base de contacts personnels et de contacts utiles à tous, un agenda partagé, un espace de stockage et de partage de données. La plupart des échanges entre les conseillers communautaires et la collectivité sont aujourd’hui dématérialisés, qu’il s’agisse des courriers ou des dossiers et rapports.

enjeux

En dématérialisant les procédures grâce à l’intranet, la collectivité réalise des économies de papier, d’impression et de frais d’envoi. La communication est en outre plus rapide et efficace. L’outil est sécurisé et accessible très facilement à partir de toute connexion Internet, y compris via un mobile. Le travail collaboratif en est donc facilité : chacun dispose d’informations en ligne mises à jour qu’il est libre d’imprimer ou non. Les réunions s’appuient également sur le dispositif par grand écran et vidéoprojection.

mise en oeuvre

Mise en oeuvre Le projet est né en 2007 de la rencontre entre les nécessités des services communautaires, les objectifs d’économies et la volonté politique de donner l’exemple en matière de dématérialisation. Lancé en mai 2008, l’intranet a mobilisé deux élus, des agents internes et une société informatique locale. Le serveur et les solutions logicielles représentent un investissement de 16 000 € HT financé sur fonds propres de la communauté. Cette solution semi-libre doit évoluer vers un modèle basé sur la gratuité.

bilan et perspectives

Avec 240 accès sécurisés, les résultats dépassent les objectifs puisque seulement 50 utilisateurs étaient initialement prévus ! Toutes les réunions du conseil communautaire sont organisées de façon dématérialisée. La communauté tend vers le zéro papier. Cette réussite s’explique par la volonté des élus de moderniser les procédures et le choix d’une solution conviviale et simple d’utilisation. Un deuxième serveur doit apporter plus de souplesse et de sécurité au système ainsi que le passage à la téléphonie IP, qui est à l’étude.

Lieu de l'iniative

Plus importante communauté de communes de Saône-et-Loire, elle regroupe 22 communes et 27000 habitants. Autour de sa ville-centre, Autun, sont réunies des zones urbaines, rurales et deux communes du Morvan en zone de montagne.

contact

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- Pascal Mouche