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Le portail famille ça change tout !

05 septembre 2017

Comment faciliter le quotidien des parents en simplifiant toutes les démarches administratives ? C’est la question que nombre de collectivités se posent. Grandes ou petites collectivités misent bien évidemment sur la plus-value apportée par le numérique. Exemple à Auxerre (89) et à Bully-les-mines (62).

La ville d’Auxerre, a mis en ligne le 28 août dernier son portail famille. L’objectif ? Permettre aux parents d’effectuer sur une même plateforme toutes les démarches  nécessaires pour les activités de leurs enfants. En les regroupant sur une même plateforme, c’est à la fois un gain de temps pour les parents qui évitent certains déplacements en mairie ou l’envoi par courrier de règlement, mais c’est aussi un moyen d’optimiser le service rendu par les services.

Faire des pré-inscriptions aux activités périscolaires, réaliser un paiement en ligne par carte bancaire, vérifier les inscriptions aux activités et visualiser certaines réservations, modifier la fréquentation aux restaurants scolaires, voilà autant de démarches disponibles en ligne.

De plus, les parents dispose d’un espace de stockage sécurisé pour les pièces justificatives. Ils peuvent également suivre l’état de traitement des demandes et éditer des documents justificatifs. Piloté par Najia Ahil, adjointe au maire, chargée de l’éducation et de la petite enfance, ce projet permet également, côté municipalité, d’envoyer des informations ciblées aux parents.

Interviewé par L’Yonne Républicaine, Christian Sautier, directeur de la communication à la mairie d’Auxerre précise que cette solution, offerte aux parents “pour gagner du temps et gérer leurs propres formalités au rythme qu’ils veulent “ n’est pas une obligation : “On continue d’accueillir les familles sans problème en mairie. Ce projet s’inscrit dans la volonté de l’équipe municipale de Guy Ferez, maire de la ville, de faire d’Auxerre une ville connectée. Cela nécessite donc de repenser les services dans leur ensemble et de trouver le format qui permette le plus de flexibilité. En effet, là où l’habitant devait aménager son emploi du temps en fonction des horaires de la collectivité pour effectuer ses démarches, il peut désormais faire depuis chez lui au moment qu’il souhaite.

Ainsi, en parallèle du portail famille, d’autres usages ont été développés et il existe même un service “accueil dématérialisé”. Alors que tous les documents sont d’ors-et-déjà téléchargeables en ligne, l’ensemble des téléprocédures seront eux mis en place progressivement pour permettre aux auxerrois d’effectuer leurs démarches depuis chez eux. Mais si le fonctionnement du portail famille a été optimisé pour être le plus intuitif possible, la municipalité a aussi conscience que la dématérialisation peut laisser de côté certains citoyens. Aussi une réflexion d’accompagnement est en cours pour permettre d’aider ceux qui le souhaite à se servir de ce nouvel outil.                                                                                              

A Bully-les-mines, commune de 12 600 habitants dans le Pas-de-Calais, un nouvel espace réservé aux familles a également été mis en ligne le 25 août. 604 familles se sont déjà inscrites, preuve de l’enthousiasme créé par ce nouveau service. Là encore, les parents peuvent maintenant très facilement inscrire leurs enfants aux différents services communaux, que ce soit le restaurant scolaire, le centre de loisirs ou encore le temps périscolaires. Afin de faire connaître le portail et de faciliter les inscriptions, les services de la mairie avaient distribué au début de l’été des fiches d’inscriptions. Ainsi, les familles ont pu recevoir avant la rentrée leurs codes d’activation via un e-mail. La démarche peut également se faire directement sur la plateforme. De plus, des temps ont été prévu par les agents du service enfance jeunesse, pour accueillir et guider les familles qui le demandent.

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